Opdrachtgever aan het woord

Het bestuur van de gemeente Haaksbergen heeft de noodzaak en wens gezien om de bedrijfsvoering te versterken om een zelfstandige en toekomstbestendige gemeente te blijven/worden. De basis moet verder op orde worden gebracht en mede gelet op de technologische ontwikkelingen ligt het voor Haaksbergen voor de hand om op bepaalde onderdelen van de bedrijfsvoering samen te gaan werken. Bij het onderzoeken en bij de uitvoering van deze samenwerking zijn wij op zoek naar ondersteuning op het gebied van IT en Informatiemanagement (IM).

Op het gebied van IT werken we nu samen met de gemeente Hengelo. Op het gebied van IM zijn wij ook voornemens om een samenwerking vorm te geven met de gemeente Hengelo. Vooruitlopend op deze potentiële samenwerking wensen wij in huis in de basis zaken op orde te stellen. Daarvoor hebben wij Thorbecke ingeschakeld om ons daarbij te helpen. Specifiek bij de inrichting van het procesmanagement en het beschrijven van alle processen binnen de ambtelijke organisatie. Als onderdeel van het procesmanagement is een project opgetuigd om alle processen binnen de ambtelijke organisatie te beschrijven en dat is wat Harm Bloem, adviseur Informatiemanagement bij Thorbecke, nu voor ons oppakt.

We waren op zoek naar iemand die weet hoe je processen moet beschrijven. Harm Bloem, adviseur informatiemanagement bij Thorbecke, helpt ons daar heel goed bij. Hij is nog relatief jong en nog niet heel ervaren, maar dat vinden we ook niet erg, we zijn zelf ook een lerende organisatie en willen graag jonge mensen een kans bieden om zich te ontwikkelen. Het is fijn dat Harm zelfstandig opereert. Dat maakt dat wij hem ‘los kunnen laten’. 
Verder heeft hij twee grote kwaliteiten:

1. Hij is een rustig type, dat geeft mij vertrouwen, hij kan doordacht dingen analyseren, goed dingen op een rijtje zetten, hij neemt daar ook de tijd voor en is niet impulsief.
2. Hij weet heel goed wat zijn rol is, hij kent zijn positie en laat zich niet verleiden om op de stoel van een andere functionaris te gaan zitten.

Het is een omvangrijk project, wij wilden graag weten welke methodieken er zijn om processen te beschrijven en welke methodiek het beste bij ons past. Harm heeft een analyse gemaakt en op basis daarvan heeft het MT gekozen voor de meest passende methodiek. Dat was zowel de methodiek voor het beschrijven van processen, als de methodiek voor het voeren van gesprekken met medewerkers.

Waar ik ook tevreden over ben, is dat Harm (samen met het projectteam) informatie, kennis en ervaring heeft opgehaald bij gemeentes in omgeving. Hoe pakken jullie dit aan en wat kunnen we hiervan leren? 
Harm past goed in het projectteam en heeft ook echt bijgedragen aan het bewustzijn van medewerkers dat je processen op de juiste manier moet beschrijven.