Bij elk project zijn er belangrijke aspecten om integraal te benaderen: de strategie, de informatiesystemen, de techniek, de structuur en de mensen en het beheer. Als alle zes deze aspecten worden meegenomen in het project, zal het project slagen. Maar als een van de aspecten niet wordt meegenomen, wordt het beoogde doel niet bereikt.
Verschillende partijen hebben echter hun focus op de verschillende onderdelen liggen. Dit merkten we ook bij de implementatie van een nieuw VTH-systeem bij een gemeente. De leverancier van het VTH-systeem heeft de focus in beginsel liggen bij de techniek. In de aanbesteding staat namelijk dat zij het systeem ‘werkend’ moeten opleveren. Echter, het alleen werkend opleveren van het systeem zal op veel vlakken niet voldoen aan de wensen van de gebruikers en de structuur (processen, procesafspraken etc.) bij de gemeente. Ook koppelingen worden bij zulke projecten vaak gezien als bijzaak of als een technische inrichting. Betrek daarom de infrastructuur en informatievoorziening er duidelijk bij, waarbij het gebruik van de koppelingen en beheer van de koppelingen ook voldoende aandacht krijgt. Zowel met betrekking tot de inrichting in het project als het gebruik en beheer na het project.
Aan de basis van de implementatie liggen de afspraken die in het aanbestedingstraject gemaakt zijn. Alleen zijn de inhoudelijke aspecten, de eisen en wensen, altijd te lezen met een eigen interpretatie. De projectleider van de leverancier interpreteert deze binnen de mogelijkheden van het systeem, de techniek. De interne projectleider van de gemeente interpreteert deze vanuit de optiek van de gebruikers. Deze interpretaties leveren gegarandeerd verschillen op. En in het ergste geval monden ze uit in een patstelling en komt het project niet tot een duurzaam en succesvol einde.
Wanneer de structuur (de organisatie van de informatievoorziening en de bedrijfsprocessen) onvoldoende wordt meegenomen in het project, is duurzaam gebruik na het project gegarandeerd niet mogelijk. Te vaak komt bij projecten voor dat er een systeem wordt geïmplementeerd, en dat er wel aan wordt gedacht om gebruikers met het systeem te leren werken, maar dat het onvoldoende wordt ingebed in de bedrijfsprocessen. Het is niet duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is, of wanneer een bepaalde actie moet worden uitgevoerd.
De adviseurs van Thorbecke staan daadwerkelijk tussen de leverancier en de organisatie in en bewaken de voortgang en kwaliteit vanuit beide kanten. Hierbij worden alle aspecten meegenomen in een integrale benadering vanuit het Thorbecke wiel voor informatiemanagement. In de praktijk heeft de eerder genoemde integrale aanpak zijn meerwaarde inmiddels bij diverse klanten bewezen. Wanneer alle zes de aspecten in het project aan de orde komen zal het project ook op langere termijn een succes zijn. Zo ook bij gemeente Meierijstad waar een informatiemanager van Thorbecke is ingezet om het gehele traject van aanbesteding tot en met implementatie van het VTH-systeem te begeleiden.
| Reinoud Plantinga, manager Informatiemanagement bij Thorbecke: ‘’Gemeente Meierijstad heeft ons om een projectleider gevraagd om het project tot een succesvol einde te brengen, waarbij alle aspecten integraal behandeld worden. Door de onafhankelijke rol van deze projectleider is het mogelijk om de belangen van de leverancier en van de gemeente in balans te brengen. Hierdoor stevenen we af op een mooi project-resultaat en een goede aansluiting tussen leverancier en organisatie in de beheerfase.‘’ |
| Telefoon: 088-8883000E-mail: info@thorbecke.nlVolg ons via |