Het is niet enkel een gedachtegang die ik hier aan jullie voorleg, het is een concept dat wordt uitgedacht binnen gemeente Amsterdam. Met de bedoeling de bestaande afdeling zodanig te hervormen dat daadwerkelijk alleen nog sprake is van gegevensbeheer. Een mooie ambitie waarin ik een rol mag spelen. In deze blog neem ik jullie graag mee in de ontwikkeling van dit concept.
Binnen de gemeente Amsterdam is men in de afgelopen 10 jaar verantwoordelijk geworden voor het beheren van steeds meer gegevens in Basis- en kernregistraties. Wat ooit begon met persoonsgegevens, in wat nu de BRP, heet is later aangevuld met onder andere de basisregistraties BAG, BGT en WOZ. Naast dat de veelheid aan gegevens is toegenomen is inmiddels het gebruik ervan steeds omvangrijker geworden. Gemeenten lijken zich steeds meer te realiseren dat ze beschikken over dusdanig veel en belangrijke gegevens en onderkennen de noodzaak om hier op goede wijze mee om te gaan. Enerzijds uit zich dit in een verdere professionalisering als het gaat om het verzamelen en beheren van gegevens. Het groeiende aantal gemeenten dat afdelingen inricht die puur gefocust zijn op het gegevensbeheer ondersteunen deze onderkenning. Anderzijds groeit het besef dat de verzamelde gegevens een schat aan informatie bevatten die zeer bruikbaar is voor de uitvoering van de eigen taken. Dit zien we terug in de steeds talrijker wordende initiatieven voor data gedreven werken en -sturen. Daarnaast zie je dit besef in de ontwikkeling dat er steeds vaker data-analisten worden toegevoegd aan het gegevensbeheer.
Gegevensbeheer vindt plaats in een keten. Binnen deze keten zijn diverse aanleverende partijen op basis waarvan de basisregistratie gevuld wordt. Nu vindt, zoals gezegd dat vullen veelal plaats aan het einde van de keten. Deze werkwijze brengt een omslachtig werkproces met zich mee, een werkproces dat efficiënter ingericht kan worden door eerder in de keten de gegevens te verwerken. Als voorbeeld de nummerbeschikking voor de BAG. Als deze nu eens in het proces voor vergunningverlening zou worden opgenomen? In dat geval zal de projectontwikkelaar bij het indienen van zijn aanvraag ook gelijk een nummerbeschikking toevoegen. Dit vindt plaats in een bestand dat alleen nog geüpload dient te worden in de BAG-applicatie. Het klinkt vrij logisch toch? Tekeningen en plattegronden hoeven niet telkens opnieuw, voor verschillende doeleinden gecontroleerd te worden en de projectontwikkelaar/architect weet precies hoe het te ontwikkelen project eruit komt te zien. Natuurlijk zitten er haken en ogen aan en het voert te ver om daar nu op in te gaan maar deze worden veelal ondervangen door de nieuwe rol van het gegevensbeheer. Eigenlijk twee rollen. Namelijk die van adviseurs en auditors. De adviseur begeleidt binnen de keten de aanleverende partijen zodat de aangeleverde gegevens voldoen aan de gestelde (kwaliteits)eisen. De auditors controleren de ingevoerde gegevens en voeren eigen en verplichte audits op de kwaliteit uit zoals Ensia. Belangrijkste voordeel van deze transitie is een efficiënter werkende keten.
Gegevens verwerken in de keten. Dat is het concept. We staan aan het begin van deze transitie waarin een blauwdruk wordt gemaakt van de gewenste situatie. De nieuwe rollen binnen het gegevensbeheer vorm krijgen en de techniek om dit alles te realiseren in kaart wordt gebracht… Ik houd jullie op de hoogte!