Heeft uw gemeente het gegevensbeheer op orde?

Door: Robert Zondervan, adviseur

Publicatiedatum: 17 april 2018 11:30
Met de komst van de basisregistraties is een standaard ontstaan voor het verzamelen, registreren, beheren en beschikbaar stellen van gegevens. Gegevens die, onder meer door de overheid, worden gebruikt. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor het beheren van een aantal van deze basisregistraties zoals: BRP, BAG, BR-WOZ en (deels) de BGT. Naast het beheer van deze basisregistraties maken gemeenten zelf ook gebruik van deze gegevens voor de uitvoering van hun eigen taken. Om de taken 'verzamelen, beheren en gebruiken' dus optimaal uit te kunnen voeren is het belangrijk dat uw gegevensbeheer op orde is. Hoe pakt u dit nu slim aan? De aandachtspunten op een rij.

Samenvoegen of scheiden?

Eén van de eerste keuzes die gemaakt moet worden in het beheer is de keuze om het gegevensbeheer van de onderdelen/taakvelden binnen de gemeente te scheiden of samen te voegen in één onderdeel of taakveld. Afzonderlijke onderdelen met een eigen beheer van (basis)-gegevens is mogelijk, maar dit brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Het voordeel van gescheiden beheer is dat de inhoudelijke kennis direct voorhanden is voor het gegevensbeheer.  Aspecten als goede communicatie en het afstemmen van werkprocessen zijn hierbij essentieel.

Randvoorwaarden van gegevensbeheer

‘Gegevensbeheer is het wijzigen, bewaken en controleren van de kwaliteit van vastgelegde feiten en vast te leggen feiten in de voor de afdeling specifieke informatievoorzieningen met de volgende randvoorwaarden: Eenduidigheid, Betrouwbaarheid en Volledigheid.’

Binnen gemeenten zien we sinds de komst van de basisregistraties steeds vaker dat het gegevensbeheer wordt samengevoegd op één afdeling. Met het samenbrengen van het ‘verzamelen, beheren en beschikbaar stellen’ van gegevens alleen zijn we er nog niet. Naast het samenvoegen is het van belang om de processen dusdanig in te richten dat zo het principe van ‘eenmalige inwinning, meervoudig gebruik’ optimaal benut wordt. In de praktijk is dit helaas vaak nog niet zo. Hier zijn verschillende oorzaken voor aan te wijzen, zoals:

  • Basisgegevens sluiten niet altijd even goed op elkaar aan (zo wijkt de gebruiksoppervlakte uit de BAG af van de in de WOZ gebruikte meeteenheden)
  • Onvoldoende kennisoverdracht. Doordat kennis nog steeds van de afdelingen komt, ontstaan vaak eilandjes binnen het gegevensbeheer
  • Onbekendheid. Vaak is binnen de afdelingen die gebruik maken van de gegevens onvoldoende duidelijk welke gegevens beschikbaar zijn. Op deze manier wordt niet optimaal gebruik gemaakt van de mogelijkheden die er zijn

Voor het optimaal functioneren van het gegevensbeheer zijn onderstaande aandachtspunten essentieel.

Inrichten processen

Naast het inrichten van de processen komt ook het beheer van deze processen daarbij kijken. De ontwikkelingen in het informatiebeheer volgen elkaar snel op. Nieuwe wet- en regelgeving en nieuwe technieken bieden enerzijds uitdagingen voor de eigen processen, maar bieden ook vaak nieuwe mogelijkheden en toepassingen. Bij het inrichten van de processen voor het beheer is het vooral van belang dat deze van alle kanten worden benaderd. Vanuit het gegevensbeheer wordt dus niet alleen gekeken naar wat men nodig heeft van de afdelingen maar ook naar wat men de afdelingen kan bieden.

Opleiden en informeren

en voordeel van het samenvoegen van het gegevensbeheer is de onderlinge vervangbaarheid. Dit kan natuurlijk alleen als tijd en moeite wordt geïnvesteerd in kennisoverdracht. Op dit moment zien we nog vaak dat binnen het geclusterde gegevensbeheer mensen zitten die vanuit een vakafdeling komen (WOZ, BWT of BAG). Hierbij valt op dat men wel feitelijk bij elkaar op de afdeling zit, maar dat men in de praktijk vooral werkt voor de afdeling waar hij vandaan komt. Door kennisoverdracht en opleiding ontwikkel je een afdeling gegevensbeheer zodanig dat je allround gegevensbeheerders krijgt. Hiermee wordt de onderlinge vervangbaarheid vergroot, voorkom je veel ‘dubbel werk’ en versterk je het gegevensbeheer. Naast de kennisdeling op de afdeling is het ook van belang dat de rest van de organisatie weet wat gegevensbeheerders doen, waarom zij gegevens verzamelen en op welke wijze zij gebruik kunnen maken van de verzamelde gegevens. Door steeds en goed te communiceren over het gegevensbeheer vergroot je het draagvlak binnen de organisatie en zal ook het nut steeds beter blijken.

Houd de actualiteit in de gaten

Informatiebeheer is een onderdeel binnen de gemeentelijke organisatie dat constant in beweging is. Intern is het van belang om processen met elkaar in te richten, af te stemmen en actueel te houden. Daarom is het van belang om constant op de hoogte te zijn én blijven van ontwikkelingen in het beheer van gegevens. Of dit nu voortkomt uit wet- en regelgeving of andere ontwikkelingen, voor het optimaal functioneren van een afdeling gegevensbeheer is het ‘up-to-date’ blijven een must.








Robert Zondervan



Contact

Telefoon: 088-8883000

E-mail: info@thorbecke.nl




Volg ons via




Terug naar

Missie van Thorbecke

Door daadkracht én in samenwerking

publieke organisaties verder brengen



Thorbecke Nieuwsbrief


Contact

088-8883000
info@thorbecke.nl