De rol van functioneel beheerder bevindt zich op de operationele laag. Het is de verbindende schakel tussen de bedrijfsprocessen (de gebruikers) en de hiervoor benodigde technische toepassingen (de applicaties). De taak van de functioneel beheerder is om bedrijfsprocessen soepel te laten verlopen met behulp van de applicatie. De functioneel beheerder staat in nauw contact met de gebruikers en is continu op zoek naar verbetermogelijkheden. Daarin is hij/zij afhankelijk van de mogelijkheden die een leverancier van de applicatie hiervoor biedt. Tegelijkertijd heeft de functioneel beheerder rekening te houden met bredere (architectuur)uitgangspunten. Hierin wordt hij/zij geadviseerd wordt door de informatiemanager of de informatieadviseur. Kortom: functioneel beheer is een complexe rol die vraagt om een continue afstemming met collega’s en leveranciers.
Het dichtbij het proces -ofwel decentraal - beleggen heeft als grote voordeel dat de beheerder meer betrokken is bij het proces en daardoor gemakkelijker bij kan blijven bij de ontwikkelingen in een specifiek taakveld. De lijnen met de gebruikers zijn over algemeen ook korter.
Het decentraal beleggen heeft als nadeel dat het bijvoorbeeld in kleinere organisaties minder eenvoudig is om de rol te delen met een collega functioneel beheerder. Dit kan de rol kwetsbaar maken bij uitval, op piekmomenten of in vakantieperiodes.
Met centraal beheer is de onderlinge vervangbaarheid vaak eenvoudiger te organiseren, waarbij de functioneel beheerder genoeg basiskennis moet hebben van meerdere processen om zo meerdere applicaties te kunnen bedienen. Ook kan de functioneel beheerder zich onafhankelijker opstellen in het afwegen van de juiste prioriteiten.
De grotere afstand tot de processen en de gebruikers kan ervaren worden als een nadeel.
Onderaan de streep zou het niet uit moeten maken op welk plekje in het organogram een functioneel beheer gepositioneerd wordt. Over het algemeen lenen generieke processen en applicaties zich er meer voor om centraal te beleggen en voor processen die dicht op een specifiek team zitten ligt eerder decentraal beheer voor de hand. Maar er zijn meer factoren die van belang zijn voor een goed afgewogen keuze, zoals de grootte van de organisatie, de organisatiecultuur en de complexiteit van het applicatielandschap.
Bovenal is het van belang dat de rol daadwerkelijk ingevuld wordt als de verbindende schakel tussen proces en techniek, dat er voldoende achtervang georganiseerd is en dat de functioneel beheerder voldoende gefaciliteerd wordt door de organisatie.