‘Digitaal ondertekenen is feitelijk niets meer en niets minder dan het zetten van een digitale handtekening op het definitieve document’, zegt Adriënne Bombeld, adviseur informatiemanagement. ‘Het biedt veel voordelen. Door digitaal tekenen behoren traditionele ‘tekenboeken’ tot het verleden en kunnen we volledig digitaal en procesgericht werken. Je weet zeker dat de juiste persoon het juiste document tekent, de archivering wordt geborgd, je wint veel tijd én stukken komen sneller bij de burger. Je bent namelijk niet meer tijd- of plaatsgebonden als het aankomt op de ondertekening. Ook is het zo dat de digitale handtekening bijdraagt aan de volledige digitale ontsluiting van documenten richting burgers en bedrijven. Want ook het laatste ‘’staartje’’ van het proces kan op deze manier digitaal.’
‘Het enige is eigenlijk dat medewerkers de nieuwe werkwijze onder de knie moeten krijgen. Dit kost tijd én doorzettingsvermogen. Maar de ondertekeningtools zijn zo intuïtief en eenvoudig in gebruik dat dit doorgaans geen problemen oplevert. De adoptie en acceptatie door de werkvloer hangt grotendeels af van hoe het hele implementatietraject verloopt en hoe de processen uiteindelijk voor medewerkers ingericht worden. Belangrijk is dat zij er de voordelen en meerwaarde van inzien. Alleen dan gaan ze enthousiast mee in het proces. En ja, natuurlijk kost een implementatie ook geld. Maar dat verdien je uiteindelijk terug door de efficiëntere werkwijze.’
Om de implementatie tot succes te maken is het raadzaam om uitgangspunten in te nemen. Wanneer je vraagt welke stukken digitaal getekend moeten gaan worden, ontstaan vrijwel direct leuke discussies. Waarom ondertekenen we dit document eigenlijk? ‘Omdat we dat altijd al zo doen’. Maar is het ook echt nodig? ‘Uh, geen idee…’. Kortom: ga met elkaar voor helderheid over waarom je documenten ondertekent. Doordat je digitaal gaat ondertekenen neemt je documentstroom een andere route. Afhankelijk van hoe je de processen inricht, kan dit tot grote wijzigingen in je werkproces leiden. Wees je er van bewust dat een te ondertekenen document een archiefbescheiden is, evenals het ondertekende stuk. Links of rechtsom zal deze gearchiveerd worden. Zonde als er digitaal ondertekend wordt en daarna de documenten kwijtraken. Maak heldere afspraken wie, wat, waar, wanneer archiveert. Dicht dit goed af; hierdoor wordt adoptie en implementatie van de nieuwe werkwijze een stuk eenvoudiger.
| Telefoon: 088-8883000E-mail: info@thorbecke.nlVolg ons via |