Zo wordt jouw project echt een succes!

Door: Adriënne Bombeld, informatiemanager

Publicatiedatum: 15 april 2020 09:34
Ze zeggen altijd ‘een goed begin is het halve werk’. Nou, dat is ook écht zo als je het mij vraagt. Ga je aan een project beginnen? Denk dan goed na over wát je wilt bereiken en waarom. En: is dit wel het juiste moment om dit project te starten? Zo ja, bekijk dan kritisch hoe je dit gaat realiseren. Niets is zo jammer als een project half oppakken, er veel energie in steken en dan niet het gewenste resultaat bereiken…

Commitment als sleutel

Gemeenten worden haast overspoeld met allerlei ontwikkelingen en trends, ze moeten van alles. Maar hóe dan en waar begin ik? Hoe krijg ik al die medewerkers enthousiast om mee te doen aan mijn project? Commitment is hierbij een van de sleutels tot succes. Dit betekent: overeenstemming over waarom het project opgestart wordt, duidelijke doelen én reservering van de nodige tijd én ruimte zodat medewerkers goed kunnen participeren in het project. 

Aan de slag! Maar bedenk: ook Rome is niet in één dag gebouwd.

Een nieuw project. Er is véél werk te doen. Maar blijf vooral rustig ademen. Rome is niet in één dag gebouwd, dus jij kan de wereld ook niet in één dag veranderen. In de praktijk zie ik dat de ene gemeente al wat verder is met hun informatiemanagement dan de andere. En dat is prima. Blijf vooral bij jezelf en doe datgene waarvan jullie vinden dat nodig is. Ook valt mij op dat de ene gemeente al een globaal plan heeft over wat ze gaat doen en in welke volgorde, terwijl de andere gemeente nog wat meer zoekende is en van alles tegelijk doet. Zelf ben ik, hoe kan het ook anders, iets meer fan van een gestructureerde aanpak. En nu hoor ik je denken: hoe breng ik in deze chaos dan enige structuur aan? Nou gewoon, door te doen. Kijk voor jezelf wat jij belangrijk vindt. Schrijf al je ideeën en wensen op en ga daarna prioriteren. Bedenk wel: als je iets oppakt, doe het dan ook goed.

Stap voor stap

Het leven is zo simpel als je het opknipt in stukjes. Begin in ieder geval, bewaar overzicht en zorg dat je vooruit komt. Eerst: inventariseer wat er allemaal aan wensen zijn. Verzamel vervolgens wat meer gegevens. Denk hierbij aan wat er moet gebeuren, wat het doel hiervan is, wat het vraagt aan tijd en geld, of er budget beschikbaar is, of er capaciteit beschikbaar is, of dit het juiste moment is om er mee aan de slag te gaan en wat er gebeurt als je het niét oppakt. Als je van alle wensen de gegevens hebt verzameld kun je gemakkelijk alle wensen beoordelen en prioriteren. Daardoor weet je wat er in welke volgorde op gepakt zal worden. Vervolgens kom je bij misschien wel de meest essentiële stap: communiceer! Leg uit wat je gaat doen en waarom. Leg ook uit waarom dat ene project nu wél opgepakt wordt en dat andere pas over bijvoorbeeld een jaar. Als je de stap waarin je beoordeelt en prioriteert goed hebt uitgevoerd dan is deze communicatie een fluitje van een cent. 

Daarna kun je aan de slag. Pak het project of de projecten die je hebt geprioriteerd en gepland op. Zorg dat je een goed plan maakt per project en dat je lekker vooruit blijft gaan. Tot slot is het tijd om te evalueren en vervolgens begint de hele cyclus van voren af aan. Een tip: noteer tijdens de hele cyclus alle wensen die voorbij komen. Zo krijg en houd je steeds alle wensen en behoeften goed in beeld. 

Wees eerlijk

Is het project niet voor iedereen even rooskleurig? Wees daar dan vooral eerlijk over. Het klinkt cliché maar durf simpelweg te benoemen wat de mindere kanten van je project zijn. Want aan ieder project zitten voors- en tegens. In mijn optiek is geen enkel project voor 100% zaligmakend. Benoem dat jij je de mogelijke struggles kunt voorstellen. Maar let op: doe dit alleen als je je er ook daadwerkelijk wat bij voor kunt stellen. Mensen hebben haarfijn door wanneer jij niet oprecht bent. Oprechtheid en eerlijkheid duurt het langst. Bijvoorbeeld: Efficiënter werken zodat de inwoner snel geholpen is? Top! Maar wees je er dan wel van bewust dat dit in praktijk mogelijk betekent dat de werkvloer minder werk heeft en dat mensen hierdoor vrezen voor hun baan. Een hele afdeling overbodig maken door je digitaliseringproject? Uiteraard zijn er vele voordelen van digitalisering, maar het doet wat met mensen: zij zien hun oude vertrouwde werk als sneeuw voor de zon verdwijnen. Je móet hier aandacht voor hebben. Ook al is er ander werk voor hen mogelijk. We zijn en blijven mensen en dit soort situaties geven gewoon onrust. Accepteer en benoem dit. Wals niet over die gevoelens heen door enkel te roepen hoe geweldig deze digitalisering en automatisering is. De voordelen mag je zeker benoemen, maar heb ook alsjeblieft oog voor de mindere kanten van je project. 

‘Nee’ zeggen is nodig 

Tijdens je project kom je van alles tegen en voor je het weet is je scope uitgebreid tot een gigantisch project. Ik merk dat mensen het nogal eens lastig vinden om ‘nee’ te moeten zeggen. Ook ík vond dit lastig. Maar ik heb gemerkt dat mensen hier uiteindelijk bij gebaat zijn. Een ‘nee’ zonder uitleg is niet helemaal handig, maar een ‘nee’ met uitleg kunnen mensen eigenlijk wel waarderen. Iedereen begrijpt dat je niet in één keer alles kan veranderen. Waar mensen last van hebben is onduidelijkheid. Aarzel daarom niet om duidelijk te zijn. ‘Nee’ is ook een antwoord.

Ervaar je weerstand? Wees blij! 

Op het moment dat mensen weerstand laten merken kun je er iets mee. Werkt iedereen vlekkeloos mee en lijkt het bijzonder vlotjes te verlopen? Dan gaan er bij mij vrijwel direct alarmbellen af. Hou je ogen en oren open. Praat met mensen, vraag hoe het met ze gaat. Geef mensen aandacht. Dit verdienen ze, je verbetert jullie band én ze zullen je uiteindelijk gemakkelijker benaderen als ze ergens mee zitten of tegenaan lopen. Ik hoor je denken; ‘ja leuk, maar dat kost zoveel tijd’. En dat klopt! Oprecht geïnteresseerd zijn in mensen en samen écht verder willen komen kost tijd. Maar geloof mij, de tijd die je hierin investeert verdien je uiteindelijk ruimschoots terug, doordat er geen obstakels in je project opduiken die je had kunnen voorkomen.

Ga jij de uitdaging aan? 

Schep in je komende projectplan eens wat extra ruimte voor echte, oprechte aandacht voor je projectmedewerkers en andere mensen die links of rechtsom met het project te maken hebben of krijgen. Vaak kun je bij het maken van je projectplan in grote lijnen al overzien wat er moet gebeuren én wat de leuke en minder leuke gevolgen van je project zijn. Ga in deze fase dan al eens met de betrokkenen in gesprek. Laat merken dat je oog voor hen hebt en neem waar mogelijk vast wat spanning weg. Focus niet enkel op deadlines najagen. Daag jezelf uit door met mensen te praten, zónder dat je iets van ze ‘moet’. Zoek uit wat mensen beweegt en gebruik dit in je project. Van een beetje aandacht wordt de wereld én jouw project écht een stukje mooier. 









Adriënne Bombeld



Contact

Telefoon: 088-8883000

E-mail: info@thorbecke.nl




Volg ons via




Terug naar

Missie van Thorbecke

Door daadkracht én in samenwerking

publieke organisaties verder brengen



Thorbecke Nieuwsbrief


Contact

088-8883000
info@thorbecke.nl