Dit begint in het primaire proces waar medewerkers informatieobjecten creëren of ontvangen. Informatieobjecten moeten eenduidig worden opgeslagen in combinatie met metadatering. Dit is een taak van iedereen en daarmee wordt het beheren van informatie, net als bij de invoering van zaakgericht werken, weer een groot thema. Een aanpak gericht op de verbetering van de informatiehuishouding is noodzakelijker dan ooit. De diversiteit in soorten informatieobjecten (zoals teksten, geo-informatie, 3D-bestanden, appberichten) brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Hoe deze informatieobjecten conform alle geldende eisen duurzaam toegankelijk gemaakt en gehouden kunnen worden, is nog niet volledig duidelijk. Hoewel de plicht voor actieve openbaarmaking conform de Woo bestaat, hoeven gemeenten hier niet direct aan te voldoen. De wetgever biedt gemeenten de ruimte om stapsgewijs de verplichtingen uit de Woo te implementeren.
Het doel van de Woo is het creëren van een transparante overheid. Om dit doel te bereiken is het noodzakelijk geworden voor gemeenten om hun informatiehuishouding op orde te brengen. Ook gemeenten kunnen hiervan profiteren. Zo draagt een goede informatiehuishouding bij aan een efficiëntere bedrijfsvoering, een stevige basis voor het afleggen van verantwoording, verregaande openbaarheid en transparantie en een betere bescherming van het cultureel erfgoed.
Waar moet je als gemeente beginnen? Veel gemeenten zijn natuurlijk al even bezig, dus niemand begint op 0. Het vaststellen van het ambitieniveau is net als onderstaande eisen van groot belang:
- Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening
- Binnen iedere applicatie is de selectielijst geïmplementeerd
- Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op emailarchivering
- Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op tekstberichten
- Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal: inzicht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staat, hoe het beheer is geregeld)
- Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling
- Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld
Wil je een keer van gedachten wisselen over onze ervaringen bij de implementatie van de Woo neem dan gerust contact op met Reinoud Plantinga voor een vrijblijvend gesprek: reinoud.plantinga@thorbecke.nl