Gegevensmanagement: je ziet het pas als je het door hebt

Door: ing. Erik Euwema, senior adviseur informatiemanagement

Publicatiedatum: 7 april 2020 10:01
Het blijft me verwonderen. Gemeenten die met naam en toenaam in de krant staan omdat vertrouwelijke informatie op straat ligt, ze blunderen met onjuiste informatie of omdat ze informatie ‘kwijt’ raken. Hoe kan het toch dat we onze gegevens, onze data, nog steeds niet kunnen managen?

Nut en noodzaak

Ik vond het aardig rustig qua berichtgeving over blunders bij het beheren van informatie. “Zou het dan toch beter gaan?”, vroeg ik me af. Ik denk dat dit het geval is. ICT-systemen kunnen steeds beter gekoppeld worden aan basisregistraties, documenten worden vaker digitaal opgeslagen en daarmee beter vindbaar en data wordt gedeeld met inwoners en ondernemers. Is het eigenlijk wel nodig om iets aan gegevensmanagement te doen? Het antwoord is natuurlijk ‘ja’. Je bent niet klaar als de ICT goed functioneert, basisregistraties op orde zijn en het verplicht gebruik is geborgd. 

Gegevensmanagement is van iedereen

Gegevensmanagement klinkt als iets van het management. Als een onderwerp dat alleen aan de tafel van het MT van belang zou zijn. Niets is minder waar. Als wij bij Thorbecke met gemeenten aan tafel zitten is gegevensmanagement vaker een uitdaging die gezien wordt door de informatiemanager en de functioneel beheerder dan door de manager of directie. We krijgen reacties als: “Dit verhaal zouden ze bij de directie eens moeten horen” of andersom: “Dit zouden ze op de afdelingen ook eens moeten horen”. Maar de uiteindelijke hamvraag is toch: Hoe krijgen we dit verhaal over de bühne bij het MT of überhaupt op de agenda?

Eén gedachtegoed en meerdere verhalen

Het gedachtegoed van gegevensmanagement is helaas niet als één en hetzelfde verhaal aan alle organisatieonderdelen te vertellen. Uiteraard zijn het doel en de uitgangspunten op alle niveaus hetzelfde, maar het verhaal is op strategisch niveau duidelijk anders dan op tactisch of operationeel niveau. Voor de duidelijkheid heb ik het toch maar eens in een plaatje weergegeven. De horizontale pijlen staan voor de verschillende niveaus waar men verschillende aandachtspunten en onderwerpen aan de orde stelt. De verticale pijlen geven aan dat vanuit de verschillende lagen in de organisatie op verschillende manieren invloed wordt uitgeoefend op gegevensmanagement. Een voorbeeld: Het management heeft de neiging om gegevensmanagement als één organisatorische entiteit te zien die op één plaats georganiseerd is of moet worden. De werkvloer weet echter dat de processen binnen kwaliteit- en gegevensbeheer overal in de organisatie plaatsvinden.

Groeiende vraag naar informatie

Naast de informatiebehoefte van burgers en bedrijven is ook de gemeentelijke informatiebehoefte aan verandering onderhevig. Sociale netwerken waarin burger en bedrijven participeren, worden een bron van informatie. De gemeente wordt, onder meer door decentralisaties van taken en de invoering van de omgevingswet, in hoog tempo onderdeel van nieuwe complexe ketens en netwerken. De combinatie van deze ontwikkelingen leidt ertoe dat het aantal partijen waarmee gegevens en informatie gedeeld wordt snel toeneemt. Overheden handelen steeds meer als één overheid en koppelen (digitale) gegevens. Burgers hebben hoge verwachtingen van de overheid op dit gebied. Overheden stellen zichzelf dan ook steeds meer vragen op verschillende gebieden: 

  • Beveiliging: Hoe voorkom ik als gemeente dat gegevens over burgers en bedrijven niet  op straat komen te liggen of kwijtraken?
  • Data gedreven werken: Hoe kan ik met mijn data mijn beleid toetsen of op basis van data mijn beleid bepalen?
  • Kwaliteit: Hoe zorg ik ervoor dat in al mijn processen de juiste gegevens worden gebruikt?
  • Privacy: Kunnen de gemeenten verantwoording afleggen over de verwerking (zoals opslag, gebruik en delen) van gegevens? 
  • Nieuwe wetgeving: De omgevingswet komt er aan. Hoe zorg ik als gemeente dat we onze gegevens over onze leefomgeving op orde krijgen en kunnen aanleveren aan de verschillende informatiehuizen?

Het zijn vragen die elke gemeente herkent of in de nabije toekomst tegenkomt. Ook de overheid erkent dat gegevens een bedrijfsmiddel zijn en dienen gelijkwaardig te worden gezien aan personeel, organisatie en financiën. Om de uitdagingen op gebied van gegevensuitwisseling, data gedreven werken, kwaliteit van gegevens, informatiebeveiliging en transparantie over de verwerking van gegevens het hoofd te kunnen bieden, is het nodig om het gemeentelijk gegevensmanagement goed te beleggen én te organiseren (governance). Het is een integrale en integrerende activiteit binnen een organisatie.

Gegevensmanagement in de praktijk

Bij een aantal gemeenten hebben mijn collega’s en ik al eens in beeld gebracht hoe het daar gesteld is met het gegevensmanagement door middel van een nulmeting. Aan de hand van behaalde ‘scores’ hebben we samen met die gemeenten stappen gezet ter verbetering. De scores geven een beeld op alle voor informatiemanagement relevante gebieden: organisatie, gegevens, afspraken, kwaliteit en borging. De stappen die gezet kunnen worden, hebben betrekking op al deze gebieden en de onderlinge dwarsverbanden. Een prima aanzet om in de eigen organisatie zelf verder te praten en alvast de eerste stappen te zetten. Dit inzicht zorgt ervoor dat de organisatie ziet wat er nog nodig is om het gegevensmanagement op orde te krijgen. De organisatie krijgt door waar gegevensmanagement om draait en waar in de organisatie nog stappen gezet moeten worden. Want zeg nou zelf, niemand wil toch in de krant staan, omdat het beleid is gebaseerd op onjuiste gegevens?

 

 

 

Erik Euwema

ing. Erik Euwema

 

 

Contact

Telefoon: 088-8883000

E-mail: info@thorbecke.nl

 

 

 

Volg ons via

 

 

 

Terug naar

Missie van Thorbecke

Door daadkracht én in samenwerking

publieke organisaties verder brengen

 

 

Thorbecke Nieuwsbrief

 

Contact

088-8883000
info@thorbecke.nl