Om de regie te houden op al deze ontwikkelingen gebruiken we processen als wijzigingenbeheer, werken we onder architectuur en managen we het projectportfolio. Daarmee houden we grip op het realiseren van de nieuwe ontwikkelingen. Maar hoe gaat het verder als deze gerealiseerd zijn?
Door de toenemende complexiteit en noodzaak voor specialisatie kiezen steeds meer organisaties ervoor om op meer structurele basis diensten af te nemen bij leveranciers, gebruik te maken van SaaS applicaties of onderdelen van de dienstverlening volledig uit te besteden (outsourcen). In het inkoopproces maken we afspraken over de te leveren diensten en over de realisatie. In de periode daarna zie ik echter vaak dat organisaties maar weinig aandacht besteden aan het managen van de geleverde diensten. Dit kan ervoor zorgen dat de doelstelling van de diensten onvoldoende wordt gerealiseerd, dat er onvoldoende aandacht is voor eventuele risico’s en er kan ontevredenheid ontstaan bij zowel opdrachtgever als leverancier. Diensten gedeeltelijk of helemaal uitbesteden vraagt om een andere relatie tussen opdrachtgever en leverancier dan we bij de inkoop van nieuwe software of systeem gewend zijn. Informatiemanagement of ICT afdelingen zijn nog niet altijd voldoende ingericht op deze nieuwe werkelijkheid, waarin de regie op de geleverde diensten van groot belang is.
Een goed middel om de regie te voeren is door goed ingericht contractmanagement. In goed contractmanagement worden de gemaakte afspraken actief gemanaged. Dit zorgt niet alleen voor betere prestaties van de geleverde diensten, betere beheersing van risico's en een grotere tevredenheid, maar het heeft ook financiële voordelen. Contracten worden beter benut en geleverde diensten zullen beter meegroeien met de snel veranderende behoefte van de organisatie. Dit voorkomt 'shoppen' bij andere aanbieders en de extra investeringen die daarbij nodig zijn.